Posted by Bản tin Careerly #2
Thứ Ba, ngày 8 tháng 12 năm 2020
Về Choi Yoon Jeong:
Product Designer tại Coupang – một trong những nền tảng thương mại điện tử lớn nhất Hàn Quốc
Quản lý công việc hiệu quả hơn bằng To-do Tiles
Phương pháp lập bảng công việc cần làm mà tôi muốn giới thiệu tới mọi người được gọi là to-do tiles, thay vì lập list – danh sách việc cần làm, thì lập tiles – các mảng việc cần làm. So với cách truyền thống mỗi việc một dòng – đơn giản nhưng không thể hiện được mức độ ưu tiên, hay viết bullet journal – phân loại việc chi tiết nhưng mất thời gian, thì to-do tiles mang ưu điểm là vừa đơn giản lại vừa hiệu quả.
Phương pháp này được tạo ra bởi Johannes Ippen, bạn có thể tham khảo bài gốc chi tiết hơn ở đây. Dưới đây là giới thiệu vắn tắt về cách lập to-do tiles:
Tôi là một designer với tính chất công việc giống Johannes nên áp dụng cách chia mảng như nguyên gốc, tuy nhiên ngoài phần Main Tile thì mọi người có thể tự điều chỉnh cách phân chia cho phù hợp với những mảng công việc thường gặp của mình.
- Main Tile: mảng việc chính (dành nhiều chỗ nhất) gồm những việc liên quan trực tiếp tới chuyên môn
- Catchup Tile: mảng việc liên quan tới liên lạc người khác
- Acquisition Tile: mảng việc liên quan tới đối tác
- Admin Tile: mảng việc quản lý nội bộ
Dưới đây là cách chia to-do tiles mẫu trên giấy:
Bạn có thể liệt kê task (việc cần làm) như sau để đạt hiệu quả tối đa khi sử dụng to-do tiles:
- Viết các task nhỏ trong cùng project (dự án) thành một task lớn: Nếu trong cùng một dự án có nhiều việc nhỏ có thể giải quyết cùng nhau thì tóm tắt bằng một task chung và ghi chú chi tiết ở chỗ khác. Ví dụ: “sửa project abc theo feedback của khách hàng” (cụ thể feedback sẽ được ghi chú ở chỗ khác để đỡ rối)
- Liệt kê cụ thể việc cần làm để giải quyết vấn đề thay vì liệt kê vấn đề cần giải quyết. Ví dụ: “wireframe dùng sai size màn hình” thì nên sửa thành “design wireframe theo size màn hình iphone” hoặc thay vì viết “dùng sai bảng màu” thì viết “sửa lại bản màu thành …”
Với to-do tiles, bạn có thể dễ dàng nắm được tính chất công việc cần làm trong ngày và mức độ ưu tiên. Chẳng hạn như tôi là một designer thì cần phối hợp với nhiều bộ phận nên những việc thuộc catchup tile tương đối nhiều, nhưng chúng không mất nhiều thời gian. Phân mảng đảm bảo là tôi không bỏ sót việc liên lạc với bên nào và khi có ít thời gian trống khoảng 5, 10 phút thì có thể xem trong catchup tile còn việc gì để làm cho xong, thay vì mất thêm thời gian suy nghĩ cần làm gì trong khoảng thời gian trống ít ỏi đó khi nhìn vào một todo list truyền thống. Ngoài ra, nếu bạn thường xuyên có nhiều việc ở các mảng phụ hơn là ở mảng chính (liên quan trực tiếp tới chuyên môn) thì bạn nên cân nhắc thuê thêm một vị trí phụ trách mảng phụ đó hoặc đơn giản là chia bớt việc cho team.