Posted by Một trong những vấn đề mà các startup thường gặp sẽ dễ đến từ “con người”. Startup thường mang ưu điểm là bộ máy gọn nhẹ, hoạt động theo hình thức flat không cần quá rườm rà về mặt quy trình. Tuy nhiên, cái gì cũng có hai mặt của nó, nhiều startup thời kỳ đầu không tập trung xây dựng tổ chức một cách có hệ thống nên dễ rơi vào tình huống gặp phải các vấn đề ngoài kế hoạch nhưng lại cần xử lý gấp, làm chệch hướng đi và đôi khi khiến các thành viên phân tâm không tập trung vào mục đích của dự án. Tình huống này có thể dẫn đến việc các thành viên trong team dễ nản và burn out.
Ngoài ra, team luôn cố gắng để xây dựng và cải thiện sản phẩm, nhưng sau khi xong một project lớn, trong khi team engineer đảm nhiệm fix bugs thì team product trong startup lại dễ rơi vào tình huống không biết nên làm gì tiếp theo hoặc phân vân không biết nên thực hiện dự án gì tiếp theo. Điều này dễ khiến cho các thành viên cảm thấy chưa nhận được thành tựu gì to lớn vì cái cũ còn chưa xong và cái mới thì còn quá mịt mờ. Có thể các thành viên trong team cảm thấy điều này quá đỗi bình thường khi làm việc trong một startup tuy nhiên những sự chán nản và burn out này lâu ngày dồn lại khiến họ khó trụ được lâu trong team.
Theo tôi, để giải quyết được tình trạng burn out của các thành viên, chúng ta nên đi tìm hiểu trước nguyên nhân chính xác dẫn đến burn out của họ là gì, và một trong những phương pháp tôi cho là tốt nhất chính là workshop. Tuy nhiên để tổ chức workshop này cũng cần có quy trình.
Quy trình do tôi thực hiện gồm tất cả 4 bước như sau:
Bước 1: Bắt đầu từ những điều tích cực:
Mỗi thành viên sẽ nêu ra những điểm tích cực khi nhìn tổng thể về văn hóa công ty, sản phẩm,… và viết vào một tờ note màu xanh lá. Yêu cầu mỗi thành viên thực hiện điều này một mình, không được thảo luận.
Bước 2: Nắm bắt nhanh vấn đề:
Mỗi thành viên sẽ nêu ra một vấn đề đang ngăn cản team đạt được mục tiêu và viết những điều này ra tờ note màu cam.
Tại bước này, sau khi thu thập xong các ý kiến tích cực và tiêu cực, chia chúng ra hai phần trên và dưới của bảng mục tiêu, sau đó tìm xem vấn đề nào có thể giải quyết trong thời gian ngắn hay không.
Bước 3 và 4: Cho các thành viên tham gia vote các vấn đề đã được liệt kê và xếp chúng vào các hạng mục lớn.
Ví dụ kết quả vote của các thành viên về vấn đề trong team có thể là: hạn chế về việc thiết lập thứ tự ưu tiên, thiếu đối tượng/mục đích, khó theo dõi tiến độ thực hiện dự án, khó khăn trong việc onboarding., vv
Trong các vấn đề trên, vấn đề có thể nhận thấy và giải quyết ngay đó là sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, thiếu đối tượng/mục đích, thiếu phương pháp đo lường kết quả công việc, vai trò và phạm vi công việc không rõ ràng, thiếu người đảm nhiệm và thời gian cho một dự án. Những vấn đề này có thể gộp chung vào một hạng mục để giải quyết. Còn những vấn đề như rào cản ngôn ngữ, cải thiện trải nghiệm onboarding khi vào công ty, thực hiện quyết định dựa trên dữ liệu là những vấn đề cần thời gian dài để giải quyết nên sẽ xếp vào hạng mục những vấn đề giải quyết dần theo thời gian.
Sau buổi workshop được tổ chức, các thành viên trong team của tôi đã có được khoảng thời gian để cảm thông và hiểu những khó khăn mỗi người đang gặp phải, đồng thời cùng nhau xác định và thảo luận nghiêm túc về những vấn đề quan trọng hơn cả việc quyết định chức năng/tính năng tiếp theo cần xây dựng cho sản phẩm.
Bước tiếp theo chúng tôi thực hiện hậu workshop chính là từng bước giải quyết các vấn đề được xếp trong hạng mục có thể giải quyết ngay như khó khăn trong việc xác định thứ tự giải quyết công việc, thiếu đối tượng/mục đích,…
- Lập bản kế hoạch liệt kê những vấn đề lớn cần giải quyết.
- Mục tiêu lớn của team trong vòng 4 tháng tới.
- Chia mỗi tháng là một episode và phân phối các task phù hợp để giải quyết từng mục tiêu này.
- Gom các dự án và user request trong backlog lại sau đó thảo luận với các thành viên trong team về việc thực hiện project nào sẽ thích hợp để đạt được mục tiêu. Với mỗi dự án sẽ gắn thêm các giá trị về customer value (giá trị đạt được từ khách hàng), effort (nỗ lực và resources của team), impact (dự án này sẽ ảnh hưởng bao nhiêu đến việc hoàn thành mục tiêu) và đánh giá theo mức độ large, medium và small. Mỗi mức độ sẽ được đánh giá theo thang điểm 10.
Bằng cách đi từng bước như trên, tôi đã tìm được sự nhất trí của toàn team đồng thời giúp các thành viên trong team nắm rõ team đang thực hiện dự án nào và tại sao. Ngoài ra để các thành viên giải quyết vấn đề, không chỉ hoàn thành task mà để thành viên đó hiểu về cách giải quyết vấn đề chung của team (không phải vấn đề riêng của bản thân) trong project và cảm thấy được kết nối với các vấn đề trên thì có thể tạo động lực cho các thành viên. Ngoài ra sau khi kết thúc dự án, việc ngồi lại với nhau để thảo luận về những điểm tốt, điểm chưa tốt, cũng là một cách tốt để giúp team trưởng thành hơn.
Phương pháp tôi thực hiện trên đây sẽ giải quyết được một phần chứ không phải toàn bộ các lý do khiến các thành viên burn out nhưng có thể sẽ giúp cải thiện được môi trường làm việc của team. Vai trò và nhiệm vụ của mỗi thành viên trong team được hoạch định rõ ràng, vì vậy mỗi người sẽ cảm thấy trách nhiệm của bản thân trong quá trình tiến đến mục tiêu, từ đó tăng hiệu quả teamwork, mỗi thành viên trong team hiểu rõ về mục đích cũng như cảm nhận rõ về điểm chung của toàn team.
Bài viết được lược dịch từ blog: https://brunch.co.kr/@seungpillee/14
Ngoài ra, để chuẩn bị kiến thức chuyên môn cho môi trường Product startup, bạn có thể tham khảo post tổng hợp các kiển thức về Product Management từ Careerly: PM101 – Product Management cho người mới.
Đăng ký nhận bản tin về Product Management từ Careerly: http://try.careerly.vn/it-people
One comment