Posted by Như Careerly đã chia sẻ trong nhiều bài viết trước, Product Manager là một công việc linh hoạt, giao thoa giữa nhiều mảng như Tech, Business và Design, vì vậy khối lượng công việc “tưởng không nhiều mà nhiều không tưởng”, đòi hỏi phải quản lý thời gian cực kỳ hiệu quả.
Là một kỹ năng quản lý thời gian tạo nền tảng cho Scrum*, Timeboxing đã được các Product Manager cũng như nhiều team product áp dụng. Tuy nhiên, ai cũng có thể dùng Timeboxing để quản lý thời gian hiệu quả hơn. Dù cho bạn có đang làm product hay không, nếu bạn chưa biết đến Timeboxing, bài viết dưới đây cũng có thể sẽ thay đổi hoàn toàn cách bạn sử dụng quỹ thời gian của mình. Kể cả bạn đã biết và có sử dụng qua Timeboxing rồi, hãy đọc lại bài viết để xem bạn đã thực sự dùng nó đúng cách để phát huy hiệu quả của nó chưa nhé!
*Nếu bạn mới biết đến Product và chưa hiểuScrum là gì, bạn có thể xem lại bài viết “Tổng hợp giải thích thuật ngữ Product Management” của Careerly.
Có gì trong bài viết lần này:
- Timeboxing là gì?
- Tại sao bạn nên dùng Timeboxing thay vì To-do List?
- Một số tips giúp bạn sử dụng Timeboxing hiệu quả
- Ứng dụng Timeboxing trong Agile Scrum
1. Timeboxing là gì?
Timeboxing hiểu đơn giản là “đóng gói”, đặt ra một khoảng thời gian cố định cho các task bạn cần làm và làm đúng theo kế hoạch đó. Quản lý thời gian bằng Timeboxing là cách chia nhỏ công việc theo các task, đặt khoảng thời gian cho các task đó và xếp thứ tự làm các task để lên thời gian biểu chi tiết cho một ngày làm việc của bạn, rồi làm đúng theo thời gian biểu ấy.
2. Tại sao bạn nên dùng Timeboxing thay vì To-do List?
Không phải việc lên danh sách các việc cần làm là không tốt, mà là việc bạn chỉ sống và làm việc theo To-do List. Nếu buổi sáng thức dậy và nhìn vào To-do List, bạn có thể sẽ làm những việc dễ, những việc bạn thích làm hơn trước mà “delay” những việc khó, những việc quan trọng. Hoặc tùy vào tính cách của bạn, bạn cũng có thể làm những việc quan trọng, tốn nhiều thời gian trước và để lại những task ít quan trọng hơn sau, nhưng cuối cùng bạn lại có thể phải làm việc quá giờ vì không kiểm soát được thời gian hoàn thành công việc. Nhìn chung, To-do List chỉ cho bạn thấy những gì bạn phải làm mà không giúp bạn hình dung thời gian hoàn thành chúng nên bạn khó có thể kiểm soát được thời gian của mình.
Tuy nhiên, với Timeboxing, bạn không chỉ liệt kê những gì phải làm mà còn xác định rõ ràng khi nào làm chúng, nên bạn có thể chủ động và dễ dàng biến kế hoạch của mình thành hiện thực hơn. Khi bạn thực hiện kỹ năng Timeboxing, bạn thực sự nghĩ xem với khoảng thời gian là từng này thì bạn có thể làm được những gì và có ý thức về khoảng thời gian có thể hoàn thành một việc.
Timeboxing khiến bạn phải sắp xếp trước những việc phải làm theo thứ tự ưu tiên và phân bổ thời gian hợp lý tương ứng với khối lượng của task cần làm. Từ đó, Timeboxing sẽ giúp bạn hoàn toàn tập trung để cố gắng hoàn thành một task trong khoảng thời gian bạn đã định trước. Sau khi hoàn thành xong một task, bạn cũng có thể chuyển ngay sang task khác và tiếp tục tập trung vào task tiếp theo đó mà không cần lôi To-do List ra và nghĩ xem mình nên làm gì tiếp theo nữa. Từ đó, thời gian một ngày làm việc của bạn sẽ được tận dụng tối đa và bạn có thể hoàn thành được nhiều công việc hơn. Vì thế, Timeboxing đặc biệt hữu ích với những người dễ mất tập trung hoặc quá cầu toàn trong công việc.
3. Làm thế nào để sử dụng Timeboxing hiệu quả?
Nghe việc lên thời gian biểu thì có vẻ không mới và khá đơn giản, nhưng để thực sự “master” Timeboxing và quản lý thời gian hiệu quả hơn thì không hề dễ nếu không làm đúng cách. Dưới đây là một số tips giúp các bạn có thể sử dụng Timeboxing hiệu quả.
a. Dành đủ thời gian suy nghĩ, lên kế hoạch và thực hiện Timeboxing trước khi bắt đầu ngày làm việc.
Timeboxing không chỉ là xếp bừa một khoảng thời gian cho các tasks trong To-do List của bạn, nó cần bạn suy nghĩ và lên kế hoạch cẩn thận để đặt ra các khoảng thời gian hợp lý, thực tế cho các việc cần làm và xếp chúng vào các khoảng thời gian trong ngày. Bạn có thể dành khoảng 15 phút trước khi đi ngủ, sau khi thức dậy hay ít nhất là trước khi bắt đầu làm việc để lên kế hoạch cẩn thận cho ngày làm việc của mình.
b. Review và điều chỉnh các khoảng thời gian phù hợp sao cho phù hợp.
Timeboxing là một kỹ năng, mà kỹ năng gì cũng cần thời gian luyện tập thì mới có thể làm tốt và đem lại hiệu quả. Ban đầu, có thể bạn sẽ khó ước lượng được thời gian phù hợp cho các task. Hãy nhìn lại ngày làm việc của mình xem bạn đã hoàn thành các task đúng như dự định chưa. Nếu chưa, hãy xem từ đầu bạn đã ước lượng khoảng thời gian hợp lý để hoàn thành các task đó chưa, hay điều gì đã làm bạn sao nhãng để rút kinh nghiệm và lên kế hoạch tốt hơn.
Thời gian đầu bạn cũng có thể điều chỉnh ngay trên lịch thời gian thực tế bạn làm một task nếu thời gian ấy không đúng như dự định của bạn. Khi plan những ngày làm việc sau với những task tương tự, bạn có thể nhìn lại thời gian làm thực tế của những ngày trước và đặt thời gian phù hợp hơn cho những task đó. Để tiện cho việc này thì các bạn nên sử dụng một công cụ lên lịch digital mà bạn có thể chỉnh sửa linh hoạt như Google Calendar. Dần dần, bạn sẽ có khái niệm rõ ràng hơn về khoảng thời gian hoàn thành các công việc và quản lý thời gian một cách hiệu quả hơn.
c. Hãy “box” cả thời gian nghỉ ngơi, vui chơi, v.v.
Timeboxing về cơ bản là chủ động xác định trước bạn sẽ dùng các khoảng thời gian trong ngày của mình cho những việc gì, kể cả những việc như ăn uống, nghỉ ngơi, thư giãn, vui chơi. Nếu bạn muốn chơi điện tử, bạn hoàn toàn có thể dành một khoảng thời gian hợp lý cho việc chơi điện tử và thêm vào lịch, để ít nhất bạn ý thức được bạn sẽ làm nó và chỉ làm nó trong khoảng thời gian đó, tách biệt nó với công việc để không bị sao nhãng. Điều quan trọng là bạn dùng Timeboxing để kiểm soát và làm chủ thời gian, chứ không để thời gian hay những tác nhân khác chi phối bạn.
Để dễ hình dung và phân chia thời gian hơn, bạn cũng có thể sử dụng nhiều lịch khác nhau hay dùng nhiều màu để phân loại các hoạt động khác nhau từ công việc, học tập, gặp gỡ bạn bè, tự học, phát triển bản thân, v.v. Như vậy, dùng Timeboxing cũng có thể giúp bạn cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
4. Timeboxing được ứng dụng trong Scrum như thế nào?
Mô hình Scrum gồm 5 sự kiện chính, và mỗi sự kiện này đều sử dụng timeboxing để xác định thời gian hợp lý, hiệu quả cho từng sự kiện và giúp tăng năng suất làm việc cho team Scrum.
- Sprint: Team Scrum thường chia nhỏ thời gian làm dự án lớn thành các sprint với các mục tiêu nhỏ hơn. Timeboxing được dùng để set khoảng thời gian của 1 sprint, thường là 1 tháng hoặc ngắn hơn, hay 1 quy trình trong sprint.
- Sprint Planning: Sprint Planning là quá trình xác định các task cần làm trong sprint và xác định xem các task đó sẽ được thực hiện như thế nào. Timeboxing được dùng để set thời gian cho giai đoạn Sprint Planning. Các chuyên gia gợi ý khoảng thời gian này có thể là 8 giờ cho sprint 1 tháng, và 2 giờ cho sprint 1 tuần.
- Sprint Review: Khi đã chốt một sprint, các thành viên trong team sẽ review và feedback về thứ tự ưu tiên của các task đã được plan. Sprint Review thường được “timebox” bằng khoảng một nửa thời gian buổi họp Sprint Planning.
- Daily Scrum/Daily Standup: Mỗi ngày team Scrum sẽ “timebox” 15 phút để chia sẻ lịch làm việc cá nhân mà mỗi người cũng đã dùng timeboxing để tự lên kế hoạch, thống nhất thứ tự ưu tiên các task với team và nêu các khó khăn gặp phải để hoàn thành mục tiêu của sprint.
- Sprint Retrospective: Sau khi một sprint hoàn thành, các thành viên trong team Scrum sẽ họp để bàn về cả quá trình sprint ấy, nêu ra những điểm có thể cải thiện và quyết định những điều cần thay đổi trong sprint sau. Thời gian được “timebox” cho Sprint Retrospective tương tự như Sprint Review.
Lời kết
Kỹ năng Timeboxing không chỉ là hành động “đóng gói” thời gian, mà còn là việc bạn hình thành ý thức rõ ràng về khoảng thời gian bạn có để trân trọng và sử dụng nó hiệu quả. Và như đã nói ở trên, để từ hành động thành ý thức thì cũng sẽ cần thời gian. Nếu bài viết này đã làm bạn muốn áp dụng Timeboxing thì hi vọng bạn sẽ kiên trì với nó để có thể phát huy hiệu quả tối đa.
Nếu mới biết đến Careerly và muốn tìm hiểu sâu hơn về Product, bạn cũng có thể đăng ký nhận bản tin qua email tại: https://blog.careerly.vn/ và “timebox” 5 phút mỗi sáng thứ 2 để đọc các bài viết tương tự.
Resource
https://www.nfx.com/post/psychology-of-focus/
https://brunch.co.kr/@fastfive/190
One comment